Tudo o que você precisa saber sobre controle de caixa

Aprenda com esse post todos os passos para fazer um controle de caixa eficiente e garantir a saúde financeira da sua empresa.

Como você controla as transações financeiras da sua empresa? Saber como fazer o controle de caixa é uma das rotinas administrativo-financeiras mais importantes para a gestão do negócio. Reunimos nesse post todas as informações que você precisa ter para fazer um controle de caixa eficaz.

Nesse post você vai ver:

• O que é controle de caixa
• Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa
• Por que fazer controle de caixa
• Como fazer controle de caixa
• Conclusão

O que é controle de caixa?

O controle de caixa é o processo que registra todas as movimentações financeiras de entradas e saídas do caixa da empresa. Trata-se de um controle simples, porém, essencial para o dia a dia do negócio, já que permite uma visualização rápida e imediata da atual situação do caixa.

Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?

Quando falamos em controle de caixa, muitas vezes, esse conceito é confundido com fluxo de caixa. Chegou a hora de esclarecer essa confusão de uma vez por todas.

O controle de caixa nada mais é do que o registro do dinheiro que entra e sai do caixa da empresa. Dessa forma, é gerado um histórico de todas as movimentações, o que é de extrema importância para evitar desvios de recursos.

Já o fluxo de caixa, apesar de também envolver as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa, trata de projeções para períodos futuros, o que permite analisar como estará o saldo do caixa em diferentes períodos.

Assim, lá na frente, é possível comparar o que foi realizado com o que foi planejado e ainda determinar se há a necessidade de captar recursos ou, no caso de recursos excedentes, como aplicá-los de forma a trazer rentabilidade para a empresa.

Para você se lembrar mais fácil, pense que o controle de caixa refere-se ao presente, enquanto o fluxo de caixa refere-se ao futuro. Ao passo que o controle de caixa auxilia na gestão financeira do dia a dia, o fluxo de caixa facilita a tomada de decisões mais estratégicas.

Para saber mais sobre fluxo de caixa, recomendamos que leia este artigo: “Fluxo de caixa: 3 passos para não errar”.

Por que fazer controle de caixa?

Vamos supor que te perguntem agora: “este mês está sendo de lucro ou de prejuízo para a sua empresa?”. Você saberia responder de pronto? Ou teria que fazer alguns cálculos para ter certeza?

O controle de caixa é fundamental para que você tenha essa resposta de maneira rápida e fácil, sem precisar recorrer a ferramentas complexas ou ter que consultar especialistas. E é esse o principal motivo para que você implante essa rotina administrativo-financeira na sua empresa.

Outra razão que você deve considerar para ter o controle de caixa em seu negócio é que ele te dá um panorama do saldo atual, o que é importante para tomar decisões rotineiras, como verificar a necessidade de um fundo de caixa, também conhecido como fundo de troco, valor de encaixe ou valor de abertura. Se você não souber qual é o saldo do caixa, dificilmente conseguirá determinar quanto é necessário para esse fundo, que serve como troco e também para arcar com pequenas despesas.

Além dessas finalidades, o controle de caixa também verifica se não existem erros de registros ou desvios de recursos. Conferindo o caixa diariamente, é possível observar se existem diferenças entre o que há de fato no caixa e o que está registrado no controle de caixa.

Podem haver diferenças devido a erros ou mesmo o esquecimento de registros, o que pode ser corrigido facilmente. Mas, na suspeita de que a diferença ocorreu por desvios de recursos, cabe ao gestor fazer uma análise criteriosa e avaliar qual a melhor decisão a ser tomada.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para controlar os valores depositados em bancos, controlar e analisar as despesas pagas e fornecer dados para a elaboração do fluxo de caixa.

O controle de caixa é também uma das etapas do fechamento de caixa. Para saber mais sobre esse processo, leia este artigo: “5 dicas para nunca mais errar no fechamento de caixa”.

Como fazer controle de caixa?

Manualmente no papel

Essa é uma maneira de fazer controle de caixa mais complicada e passível de erros. Foi muito utilizada antes dos meios digitais de registro. Mas, depois que eles foram popularizados, as planilhas feitas manualmente caíram em desuso. Afinal, ficou muito mais fácil e rápido registrar as movimentações financeiras da empresa pelo computador.

Além disso, os registros em papel demandam habilidade do gestor para cálculos e ficam sujeitos a rasuras, o que pode tornar o processo falho. Portanto, essa é uma maneira possível de realização do controle de caixa, porém não é recomendada, já que existem opções muito mais eficientes.

Por meio de uma planilha no computador

O controle de caixa deu um passo à frente com a possibilidade dos registros em planilhas no computador. Dessa forma, o processo ganhou mais agilidade a partir dos recursos que permitem aplicar uma mesma regra a determinados valores. Assim, a planilha automatiza parte do processo, tornando-o um pouco mais confiável.

No entanto, fazer o controle de caixa por meio de planilhas informatizadas demanda do gestor muito tempo e certo conhecimento da ferramenta, até mesmo para criar essas regras a fim de chegar aos cálculos esperados. Por isso, mesmo sendo uma forma um pouco mais eficiente que registrar as movimentações financeiras da empresa em relação ao registro em papel, ela também está sujeita a falhas e depende muito do conhecimento de quem está executando.

Por meio de um ERP

Um ERP (sistema integrado de gestão) é a forma mais simples e eficiente de fazer o controle de caixa. Aliás, não só ele, como todos os processos financeiros da sua empresa. Mas quais são as vantagens de implantar um ERP? A primeira delas é a automação. Se, para fazer o controle de caixa com planilhas, você precisava anotar cada uma das entradas e das saídas de dinheiro, com um ERP, esse processo torna-se automático. Dessa forma, sua empresa ganha muito em relação à segurança, já que são minimizados os riscos de erros e fraudes.

Um mito que precisa ser desmistificado é o de que sistemas integrados de gestão são indicados apenas para grandes empresas. Os pequenos empresários também vêm buscando o ERP como uma solução para promover a evolução de seus negócios. Por menor que a empresa seja, são muitos os processos que demandam a atenção do gestor. Sendo assim, a implantação de um ERP torna esses processos mais fáceis, mais ágeis e mais assertivos.

Conheça outras vantagens da implantação de um ERP com o artigo “4 benefícios da automação de processos para pequenas empresas”.

Conclusão

Realizar o controle de caixa na sua empresa vai se tornar uma atividade indispensável agora que você entende porque ele é tão importante. Cuidar da saúde financeira da sua empresa não é apenas uma maneira de se organizar, mas também de manter o seu negócio no mercado. Deslizes nessa área são fatais e geralmente são os principais responsáveis pelo fechamento das empresas.

Fonte: https://www.administradores.com.br/noticias/negocios/tudo-o-que-voce-precisa-saber-sobre-controle-de-caixa/121371/

17 Sinais de que Você Nunca vai ter Dinheiro na sua Vida

Sabe aquela sensação maravilhosa de estar com as contas em dia, saber que sua grana está bem investida e ainda ter o suficiente na mão para uma bela viagem de férias (ou para aquele projeto que não sai da sua cabeça)?

Existem várias maneiras de garantir que isso nunca aconteça. Eis algumas das principais estratégias para passar a vida inteira contando migalhas.

1. Sua única fonte de renda é seu salário ou o que você ganha como profissional autônomo.

Esse é um dos principais. Você trabalha, recebe uma grana e usa essa grana para viver. Todo mês. O problema é que virou normal viver assim, no automático, mês a mês. Aí você se convence de que, se todo mundo faz isso, então tá tudo certo.

2. Você acha que empreender ou investir dinheiro são algo arriscado.

Dizem que empreender é arriscado, mas não há risco maior que depositar o controle da vida financeira da sua família nas mãos do seu chefe ou diretor, das políticas trabalhistas imprevisíveis da empresa ou de uma carteira flutuante de clientes. O mais arriscado é seguir dependendo de emprego em um mundo que está mudando completamente. No fundo, o que é arriscado não é empreender ou investir, mas fazer um ou outro sem conhecimento e planejamento suficientes.

3. Você caiu no conto da felicidade pelo consumo.

Criou o hábito de trocar dinheiro por bem-estar? Ora, de que adianta ter grana se não for para comer em restaurantes bacanas, torrar em baladas iradas (agregando valor ao camarote), trocar de carro, comprar uma casa maior, viajar para o exterior ou adquirir o último modelo de iPhone, não é? Precisar ostentar símbolos de riqueza material ou comprar coisas para aplacar a angústia existencial, a insegurança ou a ansiedade são caminhos seguros... para a ruína financeira.

4. Você está atolado(a) em dívidas.

Bom, esse eu nem preciso comentar. Juros de cheque especial e de cartão de crédito são a porta do inferno. É por isso que os principais bancos quebram recordes de lucratividade ano a ano. E você não.

5. Você gasta tudo o que ganha.

Aí um dia você recebe uma promoção. Ou conquista mais alguns clientes. Naturalmente, seu padrão de vida também sobe. Não vai mais almoçar no Burger King; agora é Outback. Nada de Praia Grande: agora é Maresias! Ou Leblon. Ou Ibiza. Afinal, a vida é curta. (E o dinheiro, pelo jeito, também será).

6. Você confunde ricos de verdade com novos ricos.

Novos ricos são ex-classe média com dinheiro. Deslumbrados, têm o hábito de postar regularmente nas redes sociais fotos de pratos de comida, do carro novo ou de destinos de turismo de gosto duvidoso. Ricos de verdade são discretos, preferem a sobriedade à ostentação. Conhecem o jogo do dinheiro, suas armadilhas e ilusões. (Sim, em ambos os casos, há exceções).

7. Você se enche de bens que obrigam você a trabalhar cada vez mais - para sustentá-los.

No Oriente, dizem que não é você que possui seus bens; são eles que possuem você. Daí os movimentos de minimalistas e as diferentes tendências de simplificar e desacelerar a vida. Se você tem menos bens, sobra mais espaço e energia para você dedicar ao que realmente importa.

8. Você não tem familiaridade com a dinâmica dos juros compostos e dos ativos financeiros.

Não, isso não é coisa de economista. É algo que todos nós deveríamos aprender na escola - algo muito mais prático e importante que a Fórmula de Bhaskara. Ao contrário de seus bens passivos (que tiram dinheiro do seu bolso, mês a mês), juros compostos e ativos financeiros fazem seu dinheiro trabalhar por você - mesmo quando você estiver dormindo. Seu dinheiro precisa estar a serviço do tipo de vida que você quer viver, e não o contrário: uma vida toda engessada por tudo o que você faz para ganhar dinheiro.

9. Você troca tempo por dinheiro.

Tempo é seu ativo mais escasso. Tem um limite de quanto você consegue trabalhar. Trabalhar demais deixa você exausto, doente, ou pode até te matar. Fora que a vida fica uma merda. Então chega um ponto em que, se você é assalariado ou autônomo, não tem mais como ampliar a renda se continuar simplesmente trocando tempo por dinheiro. Precisa encontrar um outro jeito para ter mais tempo e, mesmo assim, ampliar sua renda.

10. Você não dedica seu tempo, seus recursos e seus talentos para administrar seu patrimônio e gerar múltiplas fontes de renda.

Não tem milagre. Para fugir de viver na penúria, você precisa entender como funciona o jogo do dinheiro e aperfeiçoar sua forma de jogar. Entre uma viagem de cruzeiro (passivo) e investir em um pequeno imóvel para você alugar e completar seu orçamento mensal (ativo), por exemplo, o que lhe parece mais atraente?

11. Você acha a gerente do banco simpática.

Não, não, não. Ela é representante de uma instituição que vai te sugar até a medula se você deixar. Os produtos financeiros dos bancos de varejo não são investimentos de verdade. São para crentes e ignorantes. Poupança, CDBs, Letras, Títulos, Fundos, Seguros, Planos de Previdência Privada e Capitalização que você contrata nas agências de bancos como Itaú, Bradesco, Santander, Caixa e Banco do Brasil, por exemplo, escondem 'pegadinhas' e taxas escandalosas, que tornam esses "investimentos" um excelente negócio. Para o banco, é claro.

12. Você não investe em si mesmo(a).

Livros, cursos, retiros, processos de coaching, mentoria, consultoria e terapia são caros e tomam muito tempo. É verdade. O problema é que a alternativa - a ignorância - é muito pior. A ignorância te faz dependente do salário, do patrão, do gerente do banco, do cliente, do professor, do político, do mercado, da crise, da TV Globo, do governo. De todos os investimentos, o de maior retorno é investir em ampliar, cada vez mais, sua competência para a ação consciente e consistente.

13. Você vive uma vida de manada.

Tem medo de fazer diferente de todo mundo. Aceita dicas de investimento de vizinhos e familiares que nunca tiveram um puto na vida. Fica babando na propaganda da televisão. Vai e volta do trampo no mesmo horário que todo mundo, aí fica preso(a) no trânsito. Viaja só nos finais de semana, férias e feriados, quando é tudo muito mais caro, porque quem manda no seu calendário são seu emprego e a escola das crianças. Não faz planejamento e compra tudo de última hora.

14. Você bota a culpa no Petê.

Ou no Temer. Ou no Trump. É gostoso, porque aí você vira uma pobre vítima das circunstâncias e se exime de qualquer responsabilidade. Pode passar a vida reclamando com os amigos na mesa do bar, ao invés de encarar o cagaço e tolerar a frustração de pensar, estudar, planejar e executar a partir do que está efetivamente a seu alcance.

15. Você acredita que quem é rico deu sorte na vida, é fútil, materialista ou desonesto.

Você está programando seu mundo interno, sua energia e linguagem não-verbal para repelir dinheiro. Afinal, se você realmente acredita que ricos são pessoas más ou superficiais, cercadas de bajuladores, não é isso que você quer para você, não é? Desprezar ou invejar os ricos são formas de se manter prisioneiro(a) de uma paisagem de escassez.

16. Você acredita que dinheiro é sujo.

Talvez você tenha levado um grito, quando era criança, porque pegou em dinheiro e depois colocou a mão na boca. De fato, cédulas e moedas carregam micro-organismos que podem te contaminar. Mas moedas e notas não são dinheiro; são apenas duas de suas possíveis formas materiais. Já pensou nisso? Hoje em dia, na verdade, pouquíssimas transações são feitas com 'dinheiro vivo'. O dinheiro, em si, vai muito além das notas e moedas e mesmo dos bitcoins ou algarismos nos computadores de sistemas bancários. Dinheiro é uma energia de troca e materialização, que organiza relações. Então, ainda que a falta ou o excesso de dinheiro possa corromper, o dinheiro, em si, não é nem sujo nem limpo. A sujeira, neste caso, está nos olhos de quem vê.

17. Você ainda não se deu conta de que o mercado de trabalho vai mudar mais nos próximos 10 anos do que mudou nos últimos séculos.

Em um cenário de inteligência artificial, machine learning e automatização exponenciais, empregos deverão desaparecer. A realidade emergente convida cada um de nós a se reinventar. E, sobretudo, a desenvolver a capacidade de 'se virar' diante de circunstâncias sempre cambiantes. Algo que, definitivamente, não se aprende na escola. Então, uma boa forma de se condenar a viver sem grana é fechar os olhos e continuar fazendo as coisas como você sempre fez.

André Camargo

Sou Mestre em Psicologia pela USP e autor dos livros "O Poodle de Schopenhauer" e "Trabalho: Propósito, Impacto e Realização" (a ser lançado em breve). Atuo como coach, escritor e empreendedor digital.

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